认证证书、标志制作发放及管理程序
CUSC-QP-006-2024
程 序 文 件
认证证书、标志制作发放及管理程序
版本号：B版
修订号：B/0
受控部门：综合管理部
2024年11月01日批准 2024年11月01日实施
北京中联标认证服务有限公司
目 录
1.目的
2.适用范围
3.相关文件
4.职责
5.控制要求
6.相关记录
1.目的
为明确公司对认证证书与认证标志的管理，确保公司颁发的认证证书内容和认证标志符合相关规定和规则，指导和监督获证组织正确使用证书和标志、标识，防止对证书和标志、标识的滥用，并对滥用证书和标志、标识的获证组织做出相应的处理，维护公司和获得认证组织的信誉，特制定本程序。
2.适用范围
本程序适用于公司认证证书与认证标志的设计、签发的认证证书与认证标志管理和使用的通用要求。
3.相关文件
《中华人民共和国认证认可条例》
《质量管理体系认证规则》
GB/T 19011《管理体系审核指南》
CNAS-CC01《管理体系认证机构要求》
CNAS-R01《认可标识使用和认可状态声明规则》
《认证决定工作程序》
4.职责
4.1综合管理部负责认证证书格式、内容及标志加施的设计，技术评定部负责确认证书样本的符合性。
4.2总经理负责认证证书的签发。
4.3技术评定部按照管理体系认证证书信息确认表印制认证证书，并向获证组织发放认证证书。
4.4运营部负责对获证组织使用认证证书和认证标志情况进行监督检查，技术评定部处理违约事项。
5.控制要求
5.1认证证书
5.1.1中联标认证（以下简称公司）签发的管理体系证书均为内容一致的中、英文两种文本，如对中、英文认证证书中的两种文字内容发生歧义时，以中文为准。
5.1.2技术评定部收到认证决定意见后，证书编制人员根据《管理体系认证证书信息确认表》中的内容在ERP系统证书管理模块中对证书信息确认。
5.1.3认证证书的内容除不同的管理体系的特定要求外，均应包含如下基本内容：
a）证书名称，如“质量管理体系认证证书”；
b）获证组织的名称、注册地址、审核地址、认证范围及统一社会信用代码，若获证组织的管理体系涉及多场所，应表述覆盖的相关场所的名称和地址信息；
c)XXX管理体系符合XXX标准的表述，明确出审核获证组织时所用的管理体系标准和（或）其他规范性文件。
d）有效期的起止年月日。授予认证、扩大或缩小认证范围、更新认证的生效日期，生效日期不应早于相关认证决定的日期；
注：当证书失效一段时间时，认证机构在满足下列条件时，可以在证书上保留原始的认证日期：-清晰标示了当前认证周期的开始时间和截止时间；
e)唯一的识别代码，如证书编号、二维码；
f)认证机构的名称、地址和认证标志；可以使用其他标识（如认可标识、客户的徽标），但不能产生误导或含混不清；相关的认可标识及认可注册号（适用时）。
g)证书查询方式：证书上应注明：本证书信息可在国家认证认可监督管理委员会官方网站上（www.cnca.gov.cn）查询”。还应注明“获证组织应于证书有效日前按规定执行监督审核（合格后）并更换本认证证书“的提示信息。
h)认证机构的证书专用印章和证书批准人（法定代表人）的签字；
5.1.4对多场所组织的认证证书应符合下述规定：
a)在证书上或证书的附件中明确注明应获得认证的场所名称、地址、产品（服务）所涉及的过程；
b)若获得认证客户要求，并满足发放证书副本要求时，可向获证组织发放证书副本，但每份证书副本必须清晰的注明该分现场所覆盖的范围；
c)获证组织必须在其任何场所关闭时通知公司变换证书，如未能提供这些信息，公司将视为对认证证书的误用。
d)如果获证组织的总部或任何场所没有执行必要的认证的准则，认证证书将被全部撤销。
e)为完成特定的工作而由组织建立的临时性场所，如建筑工地等，不被视为多场所运作的一部分。任何对于这类场所进行的活动的抽样是为了确认其管理体系要认证/注册的常设部门的活动，而不是为了给这些临时场所颁发证书。
5.1.5证书编号
a)对于同一个组织实施的同一个认证标准的体系认证，赋予一个证书编号；
b)管理体系认证证书标号由认证机构批准号、年份号、标准代号+1、当年发出证书的累计顺序号和后缀构成，格式如下：
914-ZZ-Q(或E、S、…)-YYYY-R0(1、2、…)-L（M、S）-A
914——代表认证机构批准号
ZZ——代表证书发出年份的后2位：24；25
Q——代表认证依据的标准代号：GB/T19001-2016为Q；GB/T24001-2016为E；GB/T45001-2020为S；…
YYYY——代表公司当年发出证书的顺序累计号：0001；0002…
R0(1、2、…)——代表初次认证或再认证情况：初次认证为R0；再认证为R1
L——代表组织的规模，大型(大于 1000 人):L，中型(51~1000人）: M，小型（(50人及其以下): S.
5.1.6认证证书生效日期及有效期限：
a)认证证书的生效日期为公司做出认证决定的批准发证或换证日期；
b)对实施初评或再认证后获证组织颁发的证书有效期一般为3年；
c)证书变更后换发的证书有效期限以原认证证书有效期截止日为准；
d)若已获得其它已认可的认证机构颁发的管理体系证书的组织在原证书有效期要求转换为公司证书，且公司通过转换前的评审决定采用原来的认证状态颁发公司证书，则证书的有效期限以原发证机构的认证证书有效期截止日为准。
5.1.7认证证书模板的设计与变更
5.1.8综合管理部设计认证证书模板。每次新模板的投入使用前，技术评定部对证书模板内容进行确认，并由总经理批准。
5.1.9技术评定部负责认证证书的印刷工作。
5.1.10涉及认证证书上认证标志、认可标志的变化，由综合管理部提出申请，经技术评定部批准后执行。
5.1.11公司获准使用的 CNAS 认可标识式样、IAF-MLA/CNAS 国际互认联合徽标由IAF-MLA 国际互认标识和 CNAS 徽标并列组成）时，按要求设计，备案后使用。
5.1.12在认证证书的有效期内，为保持其有效性，自初次认证决定之日起12个月内，每个日历年应至少一次对获得认证证书的组织进行监督审核。认证证书有效期满时，经再认证符合要求后，公司将向该组织换发认证证书。
5.1.13只有公司颁发的认证证书原件为有效文件，复印件无效。获证组织如需要，公司可加发具有同等效力的认证证书副本。
5.2 认证标志标识式样
5.2.1认证 标志和标识
5.2.1.1 针对管理体系认证，公司分别设计了专有认证标志。具体如下：
5.2.1.2认证标志的制作：
公司认证标志采用上述示例，使用时可直接复制，可以按比例放大或缩小，但必须保持完整且不得变形。
5.2.2 标志、标识的使用方法
5.2.2.1 标志、标识可采用以下几种方式使用：
1）单独使用认证标志；
公司的认证标志和 CNAS 认可标志一起使用时，认可标识应与认证 机构的认证标志（包括注册号）并列使用，按要求备案后使用。
3）公司的认证标志与 IAF-MLA/CNAS 联合标识采用紧密使用方式时，采用和式样设计要符合要求且在备案后使用。
5.2.2.2 在使用认可标识时，应保证认可标识的完整，可按比例放大或缩小，但应确保认可 标识的颜色与认可机构的徽标颜色一致并清晰可辨，技术评定部负责由 CNAS 获得电子版的认可标识式样。
5.3 证书标志标识使用说明
5.3.1 公司在向获证组织颁发认证证书的同时，应向获证组织提供认证证 书和标志授权使用要求，以对获证组织正确使用证书和标志进行规范和指导。
5.3.1.1 对取得管理体系认证的获证组织，认证标志不应用于产品或消费者所见的产品包装之 上，或以任何其他可解释为表示产品符合性的方式使用，标志或所附文字不应使人对认证对 象和授予认证的认证机构即中联标认证产生歧义。
5.3.1.2 获证组织在传播媒介（如互联网、宣传册或广告）或其他文件中引用认证状态时，应 符合本公司的要求；
5.3.1.3 告知获证组织不做出或不允许有关于其认证资格的误导性说明；
5.3.1.4 告知获证组织不以或不允许以误导性方式使用认证文件或其任何部分；
5.3.1.5 告知获证组织在认证被暂停或撤销时，按照认证机构的指令立即停止使用所有引用认证资 格的广告材料；
5.3.1.6 告知获证组织在认证范围被缩小时，须修改相关的广告材料；
5.3.1.7 告知获证组织在引用其管理体系认证资格时，不允许暗示认证机构对产品（包括服务）或 过程进行了认证；管理体系认证证书和标志标识不能在产品上直接使用，也不能用来暗示 产品实物质量得到机构的认可，也不允许认证标志被获证组织用于实验室检测、校准或检验的报告或证书。
5.3.1.8 告知获证组织不得暗示认证适用于认证范围以外的活动；
5.3.1.9 告知获证组织在使用认证资格，以及在宣传认证结果时，不得使机构认证和（或）认证制度声誉受损，不应做出未经公司授权的声明。
5.3.2 公司认证徽标以及 CNAS 认可标识用印刷、图文和印章等方式用于报告、证书、文件、办公用品、宣传品、网页等，但不得用于报价单。
5.3.3 凡不符合上述规定的做法为滥用。
5.3.4 运营部一经得到表明获证企业有滥用证书和标志、标识的信息或由于认证状态的错误 引用或认证文件、标志或审核报告的误导性使用的情况，应立即着手收集必要的证据，并登记于《认证证书管理记录》中。
5.3.5 技术评定部将情况委托有关人员进行调查核实，由调查人员填写处理单的有关栏目，一般 要求在两周内完成。
5.3.6 在滥用情况得到充分证实后，由技术评定部提出处理意见。对证书和标志滥用的处理分下 列几种情况:
5.3.6.1 一般情况下，向滥用证书和（或）标志的获证组织发出通知，要求其立即停止滥用， 要求获证组织采取纠正或纠正措施，并限期在规定的场合做出更正声明。
5.3.6.2 对在产品上大量直接使用机构管理体系认证证书和（或）标 志造成严重后果的获证组织，公司可根据情节严重采取暂停或撤销其认 证注册资格的处置。必要时将对其违反规定的行为采用适当的方式向社会公示，并有权要求 其承担由此给公司造成的全部损失及相关法律责任。
5.4认证证书及认证标志的发放
5.4.1证书管理人员收到证书制作指令后，依据审核组提交的证书信息确认单在ERP系统证书管理模块中对组织名称、证书编号、有效期、专业代码、注册地址、审核地址、证书范围等信息进行确认。
5.4.2认证证书信息经检查准确无误后，与市场人员确认交款情况。
5.4.4确认完毕后，技术评定部及时将认证证书向获证组织颁发，做好发放纪录，并跟踪证书签收情况。
5.4.5获证组织可在中联标认证网站下载公开文件，获取认证证书与认证标志的使用要求。
5.4.5 如证书变更或监督、再认证换证，技术评定部在发放新证书时应采取适当措施收回作废证书并销毁。
5.4.6获证组织在每一次监督审核后由技术评定部发放审核通过的认证决定通知，技术评定部为其换发认证证书。
5.5对获证组织使用认证证书及认证标志的监督
5.5.1在对获证组织进行监督审核、换证审核及再认证换证时，核查其是否正确并规范的使用了认证证书及认证标志。
5.5.2通过市场信息反馈，收集获证组织是否对认证证书及认证标志进行了不正当的引用或使用。
5.6当有证据表明获证组织违反“管理体系认证证书及认证标志使用规定”时，技术评定部将按《认证决定工作程序》有关条款执行。
5.7获证组织在被机构暂停认证资格期间，经机构确认其在规定的期限内采取了相应整改措施，并经验证有效后，该组织可以恢复认证资格。
5.8被暂停的获证组织应在被暂停范围内立即停止任何关于获得认证证书的宣传，并应立即停止在报告或证书、文件、办公用品、宣传品和网页等上使用认证证书标识或声明认可状态。
5.9被撤销、注销认可资格或缩小认可范围的获证组织应在中联标认证作出撤销、注销或缩小认可范围决定之日起，在被撤销、注销认可资格或缩小认可范围内立即停止任何关于获认证证书的宣传，收回、销毁和删除一切带有认证标识或声明认可状态的证书、报告、文件，办公用品，宣传品和网页等。
5.10对于被撤销认证资格的组织，组织应立即交还认证证书，技术评定部在收回认证证书时应对其进行销毁。
5.11认证证书到期后，获证组织如未获得新的认证资格，不得继续使用认证标识，也不得以任何方式声明认证状态仍然有效。
5.12认证机构应将认证资格的暂停、注销、撤销以及认可范围的缩小等变化，及相关后果及时告知其受影响的客户，不得有不当延误。
5.13公司在认可范围内未使用认证标识或未声明认可状态的，应按照认证的规定从事合格评定活动。
5.14当获证组织因使用认证标识或声明认可状态引起法律诉讼时，应及时通告认证机构，认证机构有权根据诉讼需要亲自申请或要求其申请认证机构作为第三人参与诉讼；如果采取和解、撤诉等法律行动，应经认证机构书面准许。
6.相关记录
《认证证书发放及签收记录》